Vers uit de studiebanken stap ik in 1997 de wereld van de juridische dienstverlening in. Enthousiast, blij, dat ik ben afgestudeerd in het notarieel recht en met een houding van ‘wie maakt mij wat’ betreed ik vol goede moed de trappen van het kantoor van mijn eerste werkgever, een middelgroot advocaten- en notariskantoor in Amsterdam. Allemaal ‘like-minded’ collega’s, sympathieke baas, goede sfeer, work hard, play hard, dat werk. En vooral dat ‘work hard’ valt mij rauw op mijn dak. Niet omdat ik vies ben van hard werken, geen enkel probleem. Maar wel van de manier waarop. Het is mij totaal niet bekend – absoluut de valkuil van een junior en in mijn geval gepaard gaand met naïviteit - dat  ‘tijdschrijven’ een fundamenteel onderdeel is van het bedrijfsmodel van een advocaten- en notarispraktijk.

Dossier PERSOONLIJK

‘Sabine, hier is jouw tijdschrijf-notitieblok. Een 0.1 staat gelijk aan 6 minuten van een uur. Aan het eind van de  dag moet de teller op 8 staan. Op jaarbasis staat dat gelijk aan ongeveer 1.800 uur op fulltime basis, daarvan moet 1.100 uur declarabel zijn. Al je geschreven uren moet je kunnen verantwoorden. Succes.”  “En als ik naar de wc moet?” vraag ik nog. “Dan schrijf je die tijd onder dossier PERSOONLIJK.”

Lang verhaal kort: mijn uren op dossier PERSOONLIJK lopen de spuigaten uit en mijn loopbaan bij de juridische dienstverlener eindigt na een paar jaar. Eén van de voornaamste redenen is het tijdschrijven. Ik kan niet omgaan met dat notitieblok, dat mij de hele dag maar blijft aanstaren. Ik voel de constante druk om te presteren om als fee earner voldoende declarabel te zijn. Ik word daar niet gelukkig van.

Het beest in de bek

‘De draak van tijdschrijven’ achtervolgt mij sindsdien. Elke functie waar ik op solliciteer en waarbij ik ook maar enigszins het gevoel heb, dat deze gestoeld is op tijdschrijven, bedank ik voor. ‘Dat tijdschrijven nemen we hier niet zo nauw’ zegt een potentiële werkgever soms. Jammer, meneer of mevrouw, mij overtuigt u niet, en weg ben ik.

Het is een bijzonder fenomeen, dat tijdschrijven. En zoals met veel zaken in het leven, is het goed om het beest in de bek te kijken.
Wat mij fascineert is een artikel, dat ik tegenkom van de hand van Douwe Groenevelt, Deputy General Counsel en Head of Legal HQ bij ASML Holding N.V.*. Hij wijst onder meer op het feit, dat ‘juristen hele andere dingen willen dan werkgevers hen bieden’ en dat de onderliggende oorzaak van de problemen onder juristen - het achteruit hollen van de mentale gezondheid - de dienstverlening is: ‘simpelweg achterhaald en fundamenteel in tegenspraak met de (….) waarden van de moderne jurist’.

Waardegedreven operating model

Douwe Groenevelt beschrijft bovendien, dat ‘qua bedrijfsmissie (winstmaximalisatie voor alleen de aandeelhouder en bedrijfsmodel (‘uurtje factuurtje’) het vooral de advocatenkantoren zijn die hopeloos ouderwets zijn (…..)’. Dat klinkt mij bekend in de oren, bijna 30 jaar na de introductie van het tijdschrijf-notitieblok is ‘uurtje-factuurtje’ nog steeds een feit.
De auteur vervolgt: ‘De oplossing ligt voor de hand, maar is niet eenvoudig: advocaten en bedrijfsjuristen zullen moeten overstappen op een waardegedreven (value based) operating model. Een model waarin toegevoegde waarde voor de klant, operationele excellence en innovatie voorop staan en waarbij AI een speerpunt vormt.’

Een waardegedreven operating model dus. Ofwel: hoe zet je bij organisaties, werkzaam in de zakelijke juridische dienstverlening, strategie om in concrete doelen om maximale waarde te leveren aan klanten en stakeholders? Ik blijf geboeid en wil dat belichten vanuit het tijdschrijf-perspectief.

Positieve incentives gebruiken

Ik ga te rade bij Richard van Bruchem en Marc Wallheimer, oprichters van Minute Hand. Minute Hand is een bedrijf, dat zorgt voor een structurele verbetering van het tijdschrijven binnen organisaties van professionals, waardoor meer uren worden geschreven onder minder stress.

Richard, financieel expert, en Marc, voorheen partner bij een Amsterdams advocatenkantoor en thans bezig met gedragsmanagement, zijn ruim ervaren in de wereld van het tijdschrijven. Zij zijn duidelijk in hun standpunt: tijdschrijven is gedrag. En gedrag kun je leren. Dat begint al bij de onboarding van nieuwe stagiaires op een advocaten- of notariskantoor. ‘Leg de beginners uit hoe tijdschrijven werkt, het is voor nieuwelingen een lastig fenomeen. Wijs hun op de valkuilen van tijdschrijfschaamte’, zegt Richard. ‘Dat is je schamen, omdat je zelf vindt, dat je te lang over een klus hebt gedaan. En daar gaat het al fout, want tijdschrijven staat niet gelijk aan declareren. Een boodschap die wij vaak uitdragen’.

Marc vervolgt: ‘Probeer als management snel werkende positieve incentives in te zetten om de tijdschrijf targets onder onervaren én ervaren medewerkers te halen. De tijdschrijf targets in Nederland zijn namelijk echt redelijk.’

‘Kun je een voorbeeld geven van positieve incentives?’, vraag ik. ‘Niet zozeer geld’ legt Marc uit, ‘werken met kleine attenties voor de fee earners, maar veel belangrijker nog, positieve communicatie met de medewerkers die hun urennormen halen. Ook helpt het benoemen van een timekeeping officer (TKO) binnen de organisatie. Hij of zij is bijvoorbeeld een ervaren medewerker, die communicatief vaardig is met een positieve instelling. Deze TKO ondersteunt en begeleidt fee earners daar waar nodig. Op jaarbasis kan zo’n TKO er voor zorgdragen, dat een fee earner tussen de EURO 15.000 en EURO 25.000 aan anders niet geschreven uren ‘verdienen’. Puur door de juiste begeleiding en daarnaast met behulp van goede software, kan de urennorm worden behaald. Zeker met de nieuwe generatie juristen, waar work-life balance en impact maken zo van belang is, is tijdschrijven nóg belangrijker geworden.’

‘Waarom?’ vraag ik. ‘Omdat elk uur, dat de fee earner werkt, telt én om duidelijk en transparant te zijn. Naar zichzelf en naar de leidinggevende toe’.

Cultuur van vertrouwen en efficiëntie

‘Tijdschrijven is dan ook niet langer alleen een administratieve taak, maar een strategisch proces, dat essentieel is voor zowel de juridische dienstverlener als de fee earner. Maar tijdschrijven blijft echter van belang om te kunnen meten of de werkzaamheden die voor een cliënt worden verricht, wel juist geprijsd zijn. Het gebruik van AI biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om handmatige invoer van uren te verminderen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid te verbeteren, waardoor juridisch professionals meer tijd kunnen besteden aan hun werkelijke taken. IT-oplossingen kunnen een belangrijke rol spelen bij het vereenvoudigen van het tijdregistratieproces, het genereren van rapporten en het bieden van real-time inzichten, waardoor iedereen beter in staat is om zijn of haar prestaties te monitoren en te verbeteren.’

‘Dit betekent,’ gaat Marc door, ‘dat tijdschrijven steeds meer wordt gezien als een middel om waarde te creëren. Daarom is het goed om ook alle niet-declarabele uren (bijvoorbeeld die aan opleiding) goed te schrijven. Het stelt organisaties in staat om transparanter te werken, zowel naar klanten als naar de eigen medewerkers, wat leidt tot een cultuur van vertrouwen en efficiëntie. Compleet en inzichtelijk geschreven uren in combinatie met technologie maakt het ook mogelijk om de bedrijfsvoering te optimaliseren en dat is een voordeel voor alle stakeholders.’

Van mijn tijdschrijf-notitieblok naar een nieuwe kijk op waarde

Zowel Douwe als Richard en Marc doen mij beseffen, dat tijdschrijven een kernonderdeel blijft van het bedrijfsmodel binnen de juridische dienstverlening. Het staat echter onder druk door de veranderende verwachtingen van de nieuwe generatie juristen en de behoefte aan een waarde gedreven operating model. Ik merk op, dat met de inzet van positieve incentives, IT én AI  tijdschrijven kan worden verbeterd voor zowel de zakelijke juridische dienstverlener als de fee earner. Win-win zou ik zeggen. Dat had mij als startend jurist misschien veel extra werkplezier opgeleverd.

* NGB Reeks, Tips & Tricks voor de praktijk van de bedrijfsjurist, Artificiële Intelligentie, AI als strategisch instrument voor bedrijfsjuristen, artikel ‘De juridische arbeidsmarkt verkeert in een diepe mentale crisis’.